Yismaya Yudhawira Panitro

Mengelola Data dan Informasi Organisasi

Posted: October 15th 2012

 

1. Dasar dari Penyusunan dan Akses Data

  • Hirarki data

–  Database berisi file, file berisi record, record berisi field, field berisi karakter

  • Field

–  Pengelompokkan logis dari karakter menjadi sebuah kata, kalimat, atau angka

  • Record

–  Pengelompokkan logis dari field yang terhubung

  • File

–  Pengelompokkan logis dari record yang terhubung

  • Database

–  Pengelompokkan logis dari file yang terkait

2. Field

  • Kombinasi dari satu atau lebih karakter
  • Unit terkecil dari data yang diakses pengguna

–  Field size : jumlah maksimal dari karakter yang bisa ditampung oleh field

–  Field name : identitas unik dari setiap field

–  Data type : jenis spesifik dari field data yang ditampung

3. Terminologi dari Manajemen Data

  • Entity

–  Orang, tempat, benda, atau kejadian yang berupa informasi yang dikelola

–  Record menjabarkan entity

  • Attribute

–  Setiap karakteristik atau kualitas mendeskripsikan entitas tertentu

–  Field menjabarkan atribut

  • Primary Key

–  Field yang secara unik mengidentifikasikan record

  • Secondary Key

–  Field tidak mengidentifikasi record secara unik, tetapi dapat digunakan untuk membentuk grup logis dari record

4. Menyimpan dan Mengakses Record

  • Media sekuensial (tape) menyimpan record secara sekuensial berdasarkan key values
  • Media langsung atau acak (disk) menggunakan teknik lain

– Indexed Sequential Access Method (ISAM)

– Direct File Access Method

5. Traditional File Environment

  • File processing system

–  Setiap departemen atau area organisasi memiliki kumpulan file sendiri

–  Record dalam satu file tidak mungkin terhubung dengan record dari file lainnya

6. Permasalahan dalam Traditional File Environment

  • Data redundancy

–  Data yang sama ditemukan di beberapa tempat

  • Data inconsistency

–  Salinan berbagain data yang tidak lagi aman

  • Data integrity

–  Data harus akurat dan benar

  • Application/data dependence

–  Aplikasi dikembangkan berdasarkan bagaimana data disimpan

  • Data isolation

–  Data pada file data dari beberapa aplikasi sulit untuk diakses dan diintegrasikan

  • Security

–  Mungkin sulit untuk membatasi akses ke berbagai item data pada berbagai aplikasi

7. Pendekatan Modern : Database

  • Database Approach

–  Banyak program dan pengguna bisa berbagi data di database

–  Data aman karena hanya authorized users yang bisa mengakses data tertentu

8. Penempatan Data pada Database

Ada dua pilihan penempatan data pada database :

  • Centralized Database

–  Semua file berada pada satu lokasi fisik

–  File hanya bisa diakses melalui centralized host computer

–  Rentan terhadap single point of failure

  • Distributed Database

–  Salinan lengkap dari database atau sebagian dari database, berada pada lebih dari satu lokasi dan dekat dengan pengguna

9. Pengembangan Database

  • Pertama, kembangkan desain konseptual – model abstrak database dari prespektif pengguna atau bisnis
  • Kedua, organisasikan dengan Entity-Relationship modeling
  • Ketiga, analisis struktur data dengan menerapkan proses normalisasi
  • Keempat, implementasikan struktur data secara fisik ke dalam software database management system

10. Database Management System (DBMS)

  • Software program yang menyediakan akses ke database
  • Data disimpan di satu lokasi, dapat diupdate dan diambil
  • Program aplikasi memberikan akses pada data yang disimpan dengan berbagai mekanisme

11. Komponen DBMS

  • Data Model

–  Menggambarkan cara data distrukturkan secara konseptual

  • Data Definition Languange (DDL)

–  Digunakan untuk menggambarkan isi dan struktur dari database

–  Pengguna menggambarkan logical view (schema) dari database menggunakan DDL

–  Mendefinisikan karakter fisik dari record dan field

–  Relationships, primary key, dan security dapat dibuat

  • Data Manipulation Languange (DML)

–  Digunakan untuk mendapatkan isi dari database, menyimpan atau mengupdate informasi pada database, dan mengembangkan aplikasi database

–  Structured query languange (SQL), bahasa relasional database yang paling populer

  • Data Dictionary

–  Menyimpan definisi atau elemen data dan karakteristik data

12. Keuntungan DBMS

  • Meningkatkan strategi penggunaan data perusahaan
  • Mengurangi kompleksitas dari lingkungan IS
  • Mengurangi redundan dan inkonsistensi data
  • Meningkatkan integritas data
  • Meningkatkan keamanan
  • Mengurangi biaya pengembangan dan pemeliharaan
  • Meningkatkan fleksibilitas IS
  • Meningkatkan akses data

13. Logical Data Models

  • Kemampuan manager untuk menggunakan database tergantung bagaimana database distrukturkan secara logika maupun fisik
  • Dalam logical structuring database, mempertimbangkan karakteristik data dan bagaimana data akan diakses
  • Tiga bentuk umum model data : hierarchical, netwirk, dan relational
  • Menggunakan model tersebut, perancang database membangun logika atau conceptual view dari data yang kemudian bisa diimplementasikan secara virtual ke semua database
  • Relational model umum digunakan pada lingkungan PC karena mudah untuk dimengerti
  • Relational model menyediakan fleksibilitas tinggi dan mudah untuk digunakan
  • Relational model lebih lambat dalam pencarian dan waktu akses, menjadi masalah dalam pengaturan high-volume business
  • Hierarchical data model memberikan kecepatan proses terbaik, tetapi lemah pada query flexibility
  • Network data model cukup baik pada kecepatan proses dan query flexibilty, tetapi sangat kompleks

14. Emerging & Specialized Data Models

  • Multidimensional
  • Object-oriented data model
  • Hypermedia
  • Geographic information system database
  • Knowledge database
  • Multimedia database
  • Small-footprint database

15. Menggunakan Stored Data

  • Akses informasi secara akurat dan tepat waktu sangat penting pada lingkungan bisnis saat ini
  • Banyak informasi yang dikumpulkan oleh TPS, tetapi akses ke dan dari data tersebut mungkin dibatasi
  • Banyak organisasi bekerja untuk meningkatkan akses dan ketersediaan informasi
  • Data Warehouse

–  Sistem database yang dirancang untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen

–  Penekanan pada pengorganisasian data yang baik, dengan cara yang dipahami sehingga pengguna bisa mendapatkan jawaban dari pertanyaan

–  Data yang disimpan adalah data saat ini, masa lalu, detil, dan rangkuman data

–  Metadata (data tentang data) disertakan untuk membantu melacak isi dari data warehouse

  • Data Mart : skala kecil, data warehouse yang sederhana, lebih mudah untuk diterapkan, target pada segmen bisnis
  • Data Mining

–  Mengekstrak pengetahuan baru dari data warehouse

–  Peralatan canggih menggunakan algoritma untuk menemukan pola tersembunyi, korelasi, dan hubungan

16. Kesimpulan

  • Struktur Traditional file menyebabkan banyak masalah pada manajemen data
  • DBMS membantu menyelesaikan banyak masalah
  • Pengguna diarahkan pada logical view dari data
  • Ketika organisasi membangun struktur database, pengambilan keputusan dan pengetahuan akan meningkat melalui data warehouse dan penggunaan data mining tools

 

 

 


Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

© 2020 Universitas Atma Jaya Yogyakarta
css.php