renestiana's

6th week: Managing Data and Information

Posted: October 2nd 2012

Pada minggu ke-enam ini, kita akan membahas mengenai pengelolaan data dan informasi organisasi. Dalam suatu sistem informasi, terdapat banyak sekali data. Oleh karena itu pengelolaan terhadap data-data tersebut sangatlah penting. Namun sebelum membahas lebih dalam lagi, kita perlu mengetahui susunan/hierarki dari suatu data. Sebuah database terdiri dari kumpulan file, file terdiri dari kumpulan record, record terdiri dari kumpulan field, dan field merupakan pengelompokkan secara logis dari 1 karakter, menjadi kata, kalimat, dan lain sebagainya.

Pengelompokkan data sebelum era database management system masih sangat sederhana dan memilik banyak kekurangan. Seperti contoh, ketika tiap-tiap departemen memiliki server sendiri-sendiri dan tidak saling terintegrasi. Tentu hal tersebut akan sangat menghambat proses kerja (menjadi kurang efisien) karena memerlukan lebih dari satu kali proses pengerjaan. Belum lagi apabila kita menemui kondisi dimana terdapat dua data yang sama pada dua departemen yang berbeda, data pertama sudah mengalami perubahan sedangkan  data yang kedua tidak dapat berubah secara otomatis mengikuti data pertama dan perlu diubah secara manual. Hal tersebut terjadi karena tidak adanya integrasi antara satu data dengan data yang lain. Selain itu, konsistensi, akurasi, dan keamanan dari tiap-tiap data pada kondisi ini juga sulit untuk dikontrol. Proses pengintegrasian pun mungkin akan mengalami kesulitan karena format tiap-tiap data berbeda sehingga sulit untuk disatukan.

Dengan metode Database Management System, masalah-masalah seperti yang disebutkan di atas akan dapat diatasi. Pada sistem ini, semua data berada pada satu database. Dengan demikian pengelolaan data akan jauh lebih efisien dan dapat mengurangi adanya redundant data, serta kendala-kendala lainnya. Pengelolaan database ini sendiri masih diabagi menjadi dua metode, yaitu centralized database dan distributed database . Pada Centralized databased  semua data terdapat pada satu lokasi, dan hanya dapat diakses melalui komputer sentral (server pusat). Tentu metode ini memiliki kelemahan yaitu, ketika server pusat down, maka user pun tidak dapat mengakses data tersebut. Tentu berbeda dengan distributed database. Pada sistem ini database yang ada pada server pusat, didistribusikan terlebih dahulu  kepada sub-server yang mana lebih dekat kepada user, sebelum akhirnya digunakan oleh user. Apabila kemudian menemui kondisi seperti sebelumnya, yaitu ketika server pusat down, maka user masih dapat mengakses data karena database telah terlebih dahulu di back-up atau di copy di komputer sub-server.

Selain kemudahan yang telah disebutkan diatas, Database Management System memilik banyak kelebihan antara lain seperti meningkatkan efisiensi penggunaan data pada suatu perusahaan, mengurangi kompleksitas pada dunia IS, redundansi dan inkonsistensi data, peningkatan integritas dan keamanan, peningkatan fleksibilitas dan akses data, serta masih banyak lagi lainnya.


Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

© 2021 Universitas Atma Jaya Yogyakarta
css.php