Pertama-tama kita akan membicarakan mengenai Basis Data. Basis data mempunyai suatu Hierarki/tingkatan. Hierarki dari yang terkecil yaitu karakter (1 karakter = 1 byte = 8 bits), karakter-karakter ini membentuk suatu field, field-field membentuk suatu record, dan record-record inilah yang membentuk suatu File, sedangkan kumpulan dari file dapat membentuk suatu Database. Jika tersedia suatu table, field lebih mengarah pada judul kolom / secara vertical pada table, sedangkan Record biasanya dihitung berdasarkan jumlah baris / secara horizontal.
Ada 3 macam istilah dalam field yang merupakan kombinasi dari karakter, yaitu File Size, Field Name, dan Data Type. File Size merupakan jumlah maksimal dari karakter yang bisa ditampung sebuah field. File Name bersifat unik, sebagai identifikasi dari setiap field. Data type merupakan jenis spesifik dari data yg ditampung . Ada 9 Jenis Data, yaitu data berupa teks, angka/bilangan, autonumber, mata uang, tanggal, memo, Boolean (yes/no / true /false), Hyperlink, dan objek.
Istilah dalam Manajemen Data :
Kita dapat menyimpan dan mengakses record melalui media sekuensial (tape) yang menyimpan records secara sekuensial berdasarkan key values dan media Direct /random (disks) menggunakan metode Direct File Access Indexed dan metode Sequential Access (ISAM) .
Traditional File Environment
Setiap department atau area dari organisasi memiliki kumpulan file sendiri. Records dari satu file dapat tidak terkait dengan records dari file lainnya. Hali inilah yang disebut dengan File Processing System yang ada dalam traditional file environment. Sistem ini memungkinkan untuk sebuah Organisasi mempunyai beberapa aplikasi yang memiliki file data terelasi. Sayangnya masih banyak ditemui permasalahan-permasalahan traditional file environment ini. Di antaranya adalah Data Redundancy , yaitu ditemukannya data yang sama di beberapa tempat ; Data tidak konsisten ; Data tidak akurat ; Sulit membatasi akses ke berbagai data pada berbagai aplikasi ; Data pada file data dari beberapa aplikasi sulit di akses dan integrasikan ; Aplikasi dikembangkan berdasarkan bagaimana data di simpan.
Database Environment (Modern Approach)
Karena dalam file processing system masih ditemukan banyak kekurangan maka timbullah Database Environment yaitu dengan menggunakan Database Management System. Kelebihannya adalah banyaknya program dan pengguna yang bisa berbagi data melalui database, selain itu data aman karena hanya authorized users yang bisa mengakses data tertentu. Dalam menyimpan data di Database duplikasi data hanya pada Member ID, sedangkan pada traditional environment duplikasi data terdapat di banyak kategori.
Ada 2 cara menempatkan data pada database, yaitu :
Pilihan cara menempatkan data pada database ini akan berpengaruh pada user accessibility, query response time, data entry, security, dan biaya .
Pengembangan Database
Ada 4 tahapan dalam mengembangkan database. Tahap-tahap itu antara lain :
Sistem Manajemen Database
Merupakan sekumpulan software program yang menyediakan akses ke database. Data tersebut di simpan pada satu lokasi dan dapat diambil atau di update. Program aplikasi ini diberikan akses pada data yang tersimpan dengan berbagai mekanisme.Mekanismenya dapat memelihara integritas dari informasi yg disimpan, mengelola security dan user access, recovering informasi saat system fails, dan mengakses berbagai fungsi dari basis data dari dalam aplikasi. Sistem manajemen database melindungi pengguna dari keharusan untuk mengetahui lokasi fisik dari data dan hanya cukup mengetahui bagaimana data diorganisasikan secara logika atau dalam format yang dipahami user seperti tabel dengan fieldnya dan record.
Komponen yang ada dalam system manajemen database, antara lain :
– Logical Data Model
Merupakan kemampuan manager untuk menggunakan basis data tergantung pada bagaimana basis data distrukturkan baik secara logika maupun fisik. Dalam struktur database dengan logika, dapat mempertimbangkan karakteristik dari data dan bagaimana data di akses .Tiga bentuk umum dari data model antara lain hierarchical, network, dan relational . Dengan menggunakan model tersebut, perancang bisa membangun logical atau conceptual view dari data yang di implementasikan ke semua basis data dan semua DBMS.
– Emerging & Specialized Data Models
Adalah suatu data model yang multidimensional, Object-oriented , dan Hypermedia. Contohnya adalah Geographic information system database, Knowledge database, Multimedia database, dan Small-footprint database.
Banyak keuntungan yang kita dapatkan melalui system manajemen database ini. Keuntungannya adalah :
– Meningkatkan strategi penggunaan data perusahaan
– Mengurangi kompleksitas dari IS environment
– Mengurangi redundan dan inkonsistensi data
– Meningkatkan data integrity
– Application/data independence
– Meningkatkan keamanan data
– Mengurangi biaya pengembangan dan pemeliharaan
– Meningkatkan fleksibility dari IS
– Meningkatkan akses data
Stored Data
Akses informasi secara akurat dan tepat waktu sangat penting pada lingkungan bisnis saat ini. Banyak informasi dikumpulkan oleh TPS, tetapi akses ke dan dari data tersebut sangat terbatas. Banyak organisasi bekerja meningkatkan akses dan ketersediaan informasi . Maka dari itu, adanya stored data akan membantu memudahkan akses informasi.
Penggunaan Stored Data terdapat pada :