Hana Yanita

PTI 06-Mengelola Data dan Informasi Organisasi

Posted: October 6th 2012

Mengelola Data dan Informasi Organisasi

Pertama-tama kita akan membicarakan mengenai Basis Data. Basis data mempunyai suatu Hierarki/tingkatan. Hierarki dari yang terkecil yaitu karakter (1 karakter = 1 byte = 8 bits), karakter-karakter ini membentuk suatu field, field-field membentuk suatu record, dan record-record inilah yang membentuk suatu File, sedangkan kumpulan dari file dapat membentuk suatu Database. Jika tersedia suatu table, field lebih mengarah pada judul kolom / secara vertical pada table, sedangkan Record biasanya dihitung berdasarkan jumlah baris / secara horizontal.

Ada 3 macam istilah dalam field yang merupakan kombinasi dari karakter, yaitu File Size, Field Name, dan Data Type. File Size merupakan jumlah maksimal dari karakter yang bisa ditampung sebuah field. File Name bersifat unik, sebagai identifikasi dari setiap field. Data type merupakan jenis spesifik dari data yg ditampung . Ada 9 Jenis Data, yaitu data berupa teks, angka/bilangan,  autonumber, mata uang, tanggal, memo, Boolean (yes/no / true /false), Hyperlink, dan objek.

Istilah dalam Manajemen Data :

• Entity merupakan orang, tempat, benda, atau kejadian yang berupa informasi dari suatu hal yang dikelola . Records dapat menjabarkan suatu entity. Contonya adalah Mahasiswa, dosen, kelas, dll.

• Attribute ialah Karakteristik atau kualitas yang mendiskripsikan entitas tertentu . Fields tersebut menjelaskan suatu attributes .

• Primary Key adalah Field yang secara unik mengidentifikasikan record. Contohnya adalah NIM, karena NIM berbeda untuk setiap objek (unik).

• Secondary Key adalah field yang tidak unik tetapi dapat digunakan untuk membentuk grup dari records.

Kita dapat menyimpan dan mengakses record melalui media sekuensial (tape) yang  menyimpan records secara sekuensial berdasarkan key values dan media Direct /random (disks) menggunakan metode Direct File Access Indexed dan metode Sequential Access (ISAM) .

Traditional File Environment

Setiap department  atau  area dari organisasi memiliki kumpulan file sendiri. Records dari satu file dapat tidak terkait dengan records  dari file lainnya. Hali inilah yang disebut dengan File Processing System yang ada dalam traditional file environment. Sistem ini memungkinkan untuk sebuah Organisasi mempunyai beberapa aplikasi  yang memiliki file data terelasi. Sayangnya masih banyak ditemui permasalahan-permasalahan traditional file environment ini. Di antaranya adalah Data Redundancy , yaitu ditemukannya data yang sama di beberapa tempat ; Data tidak konsisten ; Data tidak akurat ; Sulit membatasi akses ke berbagai data pada berbagai aplikasi ; Data pada file data dari beberapa aplikasi sulit di akses dan integrasikan ; Aplikasi dikembangkan berdasarkan bagaimana data di simpan.

Database Environment (Modern Approach)

Karena dalam file processing system masih ditemukan banyak kekurangan maka timbullah Database Environment yaitu dengan menggunakan Database Management System. Kelebihannya adalah banyaknya program dan pengguna yang bisa berbagi data melalui database, selain itu data aman karena hanya authorized users yang bisa mengakses data tertentu. Dalam menyimpan data di Database duplikasi data hanya pada Member ID, sedangkan pada traditional environment duplikasi data terdapat di banyak kategori.

Ada 2 cara menempatkan data pada database, yaitu :

1. Centralized database, cirri-cirinya adalahsemua file berada pada satu lokasi fisik yg sama dan menyediakan database administrator  dengan kemampuan mengelola keseluruhan database pada satu lokasi. Kelebihannya adalah konsistensi data meningkat dan lebih aman, serta file hanya bisa di akses melalui centralized host computer sehinnga proses recovery menjadi lebih mudah. Sedangkan kekurangannya adalah rentan terhadap single point of failure dan masalah kecepatan karena adanya penundaan transmisi.
2. Distributed database merupakan salinan lengkap dari basis data atau sebagian dari basis data. Database ini berada pada lebih dari satu lokasi dan dekat dengan pengguna. Ada 2 jenis dari distributed database, yaitu Replicated database dan Partitioned databases .

Pilihan cara menempatkan data pada database ini akan berpengaruh pada user accessibility, query response time, data entry, security, dan  biaya .

Pengembangan Database

      Ada 4 tahapan dalam mengembangkan database. Tahap-tahap itu antara lain :

1. Kembangkan desain konsep, yaitu model abstrak basis data dari prespektif pengguna atau bisnis
2. Organisasikan dengan Entity-Relationship (ER) modeling. Merupakan suatu proses perencanaan desain basis data . Desainnya : Entity classes ->  Instance ->  Identifiers ->  Relationships . Jenis-jenis dari entity relationship model, yaitu One-to-one, One-to-many, Many-to-many.
3. Analisis struktur dari data dengan menerapkan proses Normalisasi. Dengan menggunakan  analisis ini, metode untuk relational database menjadi lebih efisien  dan dapat membantu penerima dengan meminimalkan redundancy  dan memaksimalkan data integrity.
4. Implementasikan struktur data fisik dari basis data pada  database management system software. Seperti membuat table-tabel, menentukan fields and field properties, Establish primary keys, menentukan table relationships, dan menambah actual data (records) ke table.

Sistem Manajemen Database

Merupakan sekumpulan software program yang menyediakan akses ke database. Data tersebut di simpan pada satu lokasi dan dapat diambil atau di update. Program aplikasi ini diberikan akses pada data yang tersimpan dengan berbagai mekanisme.Mekanismenya dapat memelihara integritas dari informasi yg disimpan, mengelola  security dan user access, recovering informasi saat system fails, dan mengakses berbagai fungsi dari basis data dari dalam aplikasi. Sistem manajemen database  melindungi pengguna dari keharusan untuk mengetahui lokasi fisik dari data dan hanya cukup mengetahui bagaimana data diorganisasikan secara logika atau dalam format yang dipahami user seperti  tabel dengan fieldnya dan record.

Komponen yang ada dalam system manajemen database, antara lain :

1. Data Model yang mendefinisikan cara data di strukturkan secara konseptual. Ada 2 macam Data Model :

–          Logical Data Model

Merupakan kemampuan manager untuk menggunakan basis data tergantung pada bagaimana basis data distrukturkan baik secara logika maupun fisik. Dalam struktur database dengan logika, dapat  mempertimbangkan karakteristik dari data dan bagaimana data di akses .Tiga bentuk umum dari data model antara lain hierarchical, network, dan  relational . Dengan menggunakan model tersebut, perancang bisa membangun logical atau conceptual view dari data yang di implementasikan ke semua basis data dan semua DBMS.

–          Emerging & Specialized Data Models

Adalah suatu data model yang multidimensional, Object-oriented , dan Hypermedia. Contohnya adalah  Geographic information system database, Knowledge database, Multimedia database, dan Small-footprint database.

1. Data Definition Language (DDL) yang digunakan untuk menjelaskan isi dan struktur dari data base.
2. Data Manipulation Language (DML), yang digunakan untuk mendapatkan isi dari database, menyimpan atau meng-update informasi pada database, dan mengembangkan aplikasi database .
3. Data Dictionary, yang menyimpan definisi dari elemen data dan karakteristik data.

Banyak keuntungan yang kita dapatkan melalui system manajemen database ini. Keuntungannya adalah :

–          Meningkatkan strategi penggunaan data perusahaan

–          Mengurangi kompleksitas dari IS environment

–          Mengurangi redundan dan inkonsistensi data

–          Meningkatkan data integrity

–          Application/data independence

–          Meningkatkan keamanan data

–          Mengurangi biaya pengembangan dan pemeliharaan

–          Meningkatkan fleksibility dari IS

–          Meningkatkan akses data

Stored Data

Akses informasi secara akurat dan tepat waktu sangat penting pada lingkungan bisnis saat ini. Banyak informasi dikumpulkan oleh TPS, tetapi akses ke dan dari data tersebut sangat terbatas. Banyak organisasi bekerja meningkatkan akses dan ketersediaan informasi . Maka dari itu, adanya stored data akan membantu memudahkan akses informasi.

Penggunaan Stored Data terdapat pada :

1. Data warehouse, yaitu sistem basis data yang dirancang untuk mendukung pengambilan keputusan. Kelebihannya adalah pada penekanan pengorganisasian data yang baik, dalam cara yg dipahami sehingga pengguna bisa mendapatkan jawaban dari pertanyaan (queries). Data yang disimpan adalah data saat ini, masa lalu, detil dan rangkuman data Terdapat Metadata (data tentang data) untuk membantu melacak isi dari data warehouse.
2. Data mart, merupakan data berskala kecil, lebih sederhana dibandig data warehouse.  Biasa digunakan untuk bisnis yang lebih kecil.

3. Data mining, yang mengekstrak pengetahuan dari data warehouse. Data Mining menggunakan algoritma tingkat tinggi untuk menemukan pola tersembunyi, korelasi, dan relasi .

Kesimpulan

1. Struktur Traditional file menimbulkan banyak permasalahan dalam manajemen data.
2. Saat organisasi membangun struktur database yang baik, pengambilan keputusan dan pengetahuan akan meningkat melalui data warehouses  dan penggunaan data mining tools.

2. Sistem Manajemen Database membantu menyelesaikan masalah tersebut .
3. Pengguna lebih di arahkan pada logical view dari data bukan physical view.

---