berthaparaya

Mengelola Data dan Informasi Organisasi

Posted: October 6th 2012

Pada pertemuan ini kami membahas mengenai pengelolaan data dan informasi, tetapi sebelum itu kami mempelajari mengenai hirarki sebuah data. Data itu sendiri mengandung file, yang di dalam file mengandung  records, kemudian record mengandung fields, field mengandung characters. Mengenai records, fields, dan karakter akan kita pelajari dalam pertemuan ini.

Karakter merupakan bagian dari fiels, contoh karakter ini adalah seperti huruf “B” misalnya mempunyai bilangan biner 01100. Nah, banyaknya karakter dari huruf “B” ini adalah 5 karakter . Jadi dapat dikatakan bahwa banyaknya sebuah karakter dapat dihitung dari banyaknya byte dari data tersebut.

Fields adalah sebuah kombinasi dari satu atau lebih karakter. Fields juhga dapat disebut sebagai unit terkecil dari data yang di akses pengguna. Field itu sendiri terbagi menjadi : field size, field adalah jumlah maksimal dari karakter yang bisa ditampung sebuah field; field name biasanya bercirikan unik dan merupakan pengidentifikasian dari setiap field; data type, data type ini bersifat spesifik dari data yang diambil dari pengguna. Tipe data atau data type bisa terbentuk dari angka, alamat web, object (gambar dan foto), mata uang, tanggal dan sebagainya.

Pengertian dari record adalah pengelompokan logis dari field yang terkait. Seperti sebuah tabel yang dilihat dari setiap kolom bukan barisnya. Jika dilihat dari barisnya itu merupakan field. Kemudian field yang tidak unik dapat digunakan untuk membentuk grup dari records.

Setelah kita mengetahui hirarki data itu sendiri, kemudian kita akan mempelajari pengelolaan data. Di dalam pengelolaan data terdapat unsur untuk menyimpan dan megakses sebuah data atau record. Ada dua cara untuk melakukan itu, yaitu dengan teknik media sekuensial, langkah ini dapat dikatakan sebagai langkah yang tradisional karena data yang disimpan kemudian jika kita ingin mengaksesnya, kita harus mengakses data tersebut secara berurutan, tidak dapat mengakases langsung data yang kita inginkan, data yang disimpan berdasarkan kata kunci tertentu. Kemudian langkah lain yang dapat dilakukan untuk menyimpan dan mengakses data adalah dengan teknik direct media, teknik dari direct media itu sendiri dapat dilakukan dengan menggunakan index atau daftar halaman untuk menempatkan individual records yang ingin kita cari atau dengan menggunakan key field untuk menempatkan secara fisik alamat dari record.

Untuk system proses file adalah dua jenis yaitu proses file secara tradisional dan proses pendekatan modern (database). Proses file tradisional adalah cara untuk memproses data dari suatu organisasi yang memiliki beberapa aplikasi dan memiliki file data yang terelasi atau yang dapat dijelaskan bahwa records dari satu file dapat tidak terkait dengan records dari file lainnya. Sistem tradisional ini mempunyai kelemahan dalam pegelolaan data, yaitu data yang sama ditemukan di beberapa tempat dan salinan berbagai data tidak lagi sama. Kelemahan ini timbul, karena dalam pengelolaan data ini records dari satu file dapat tidak terkait dengan records dari file lainnya. Jika kelemahan sperti itu timbul, mengakibatkan data tidak mempunyai integritas lagi karen di dalam organisasi ditemukan data yang berbeda.

Sistem proses pendekatan secara modern (database) merupakan banyak program/data dan dapat mensharingkan dalam 1 basis data. Kegunaan dari basis data ini lebih menguntungkan disbanding scara tradisional karena data lebih aman dan hanya user yang di autorisasi saja yang dapat mengaksesnya. Kemudian penggunaan pendekatan database ini tidak ditemukannnya data yang memiliki 2 record, karena setiap record pada setiap file terhubung.

Pengalokasian di database terdapat dua pilihan yaitu secara sentralisasi, yaitu semua file berada pada satu lokasi fisik yg sama, kemudian menyediakan database administrators  dengan kemampuan mengelola keseluruhan database pada satu lokasi. Tetapi terdapat kelemahan yang fatal dari pengguaan sentralisasi, yaitu rentan terhadap single point of failure (kehilangan data, secara total akan hilang) dan kecepatan yang bermasalah. Pengalokasian yang kedua, yaitu terdistribusi. Pengalokasian ini menyediakan salinan lengkap dari basis data atau sebagian dari basis data dan berada pada lebih dari satu lokasi. Pengalokasian seperti ini lebih meguntungkan karena ada salinan dari database dari satu server dan lainnya.

Pengembangan database dilakukan dengan empat langkah. Pertama membuat model abstrak dari sudut pandang pengguna dengan mempelajari entitasnya. Keduan menerjemahkan hubungan dengan entity relationship antara entitas yang satu dengan yang lainnya. Ketiga menganalisa struktur menjadi bentuk normal atau menggurangi redundansi. Keempat mengimplementasikan model abstrak dengan database management system/ DBMS (ex. Access dan SQL), software tersbut dapat membuat table, mengidentifikasi file, mengidentifikasi hubungan antar table, kemudian mengisi data yang actual ke dalam table.

Kemampuan DBMS sebuah software yang menyediakan akses ke database, data di simpan pada satu lokasi, dapat di ambil atau di update, memelihara integritas dari informasi yg disimpan, mengelola  security dan user access, dan mengakses berbagai fungsi dari basis data dari dalam aplikasi. Kuntungan dalam menggunakan DMBS adalah meningkatkan strategi penggunaan data perusahaan, , mengurangi redundan dan inkonsistensi data, meningkatkan keamanan data, mengurangi biaya pengembangan dan pemeliharaan, meningkatkan fleksibility dari IS, meningkatkan akses data.

Istilah lain dari database adalah Data warehouse , yaitu gudang dat yang ukurannya sangat besar, biasanya digunakan untuk perusahaan dalam mengambil keputusan. Istilah yang keduan, Data Mart, mewakili departemen data warehouse yang lebih kecil. Kemudian Data Mining, berfungsi untu mengekstak data dari warehouse, menggunakan teknik algoritma untuk menggali pola-pola tertentu.


Leave a Reply

You have to agree to the comment policy.

Artikel lainnya

Software Sistem

Go to post

Telekomunikasi dan Jaringan

Go to post
© 2021 Universitas Atma Jaya Yogyakarta
css.php